Optimalizujete váš back-office? Víme, jak na to!

Pomůžeme vám s digitalizací back-officových procesů, tak aby se vám díky jejich efektivnímu nastavení uvolnili ruce na to hlavní v čem je váš byznys unikátní a co vás živí!

Které výzvy rezonují u vás?

Které z výzev rezonují právě ve vašem podniku?

Jak mám v naší firmě efektivně dostat informace ke všem kolegům, kteří je potřebují?

V moderních firmách bychom již jen těžko hledali nástěnky s informacemi pro pracovníky. To ale neznamená, že by již nebylo třeba důležité informace mezi zaměstnance distribuovat. Tyto informace by pak měly být co nejsnáze dostupné a přehledně uspořádané. V opačném případě vzrůstá riziko nedorozumění a komunikačního šumu.

Dejme řeč o této výzvě
image

V moderních firmách bychom již jen těžko hledali nástěnky s informacemi pro pracovníky. To ale neznamená, že by již nebylo třeba důležité informace mezi zaměstnance distribuovat. Tyto informace by pak měly být co nejsnáze dostupné a přehledně uspořádané. V opačném případě vzrůstá riziko nedorozumění a komunikačního šumu.

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Firemní intranet je nepřehledný, složitě uspořádaný, uživatelsky nepřívětivý a má zastaralý design, což zaměstnancům výrazně ztěžuje hledání informací.
  • Publikování informací je zdlouhavé a obtížné, kvůli čemuž si musí správci informací na publikaci vyhradit velkou část pracovního dne.
  • Informace nejsou členěny dle důležitosti a/nebo pracovního nasazení, a řadoví zaměstnanci tak jsou zahlceni údaji nepotřebnými pro jejich práci.
image
  • Firemní intranet je nepřehledný, složitě uspořádaný, uživatelsky nepřívětivý a má zastaralý design, což zaměstnancům výrazně ztěžuje hledání informací.
  • Publikování informací je zdlouhavé a obtížné, kvůli čemuž si musí správci informací na publikaci vyhradit velkou část pracovního dne.
  • Informace nejsou členěny dle důležitosti a/nebo pracovního nasazení, a řadoví zaměstnanci tak jsou zahlceni údaji nepotřebnými pro jejich práci.

Řešení

  • Váš podnik potřebuje přehledný a snadno dostupný intranet s jednou centrální stránkou obsahující hlavní novinky a informace. Uživatelé tak rychle naleznou vše potřebné.
  • Správci obsahu budou mít k dispozici přehledný editor pro rychlé a snadné publikování obsahu.
  • Informace bude možné třídit dle pracovního zařazení a oprávnění na klíčové a méně důležité. Na důležité informace pak bude systém upozorňovat prostřednictvím komunikačních nástrojů.
image
  • Váš podnik potřebuje přehledný a snadno dostupný intranet s jednou centrální stránkou obsahující hlavní novinky a informace. Uživatelé tak rychle naleznou vše potřebné.
  • Správci obsahu budou mít k dispozici přehledný editor pro rychlé a snadné publikování obsahu.
  • Informace bude možné třídit dle pracovního zařazení a oprávnění na klíčové a méně důležité. Na důležité informace pak bude systém upozorňovat prostřednictvím komunikačních nástrojů.

Výsledek

  • Zaměstnanci jsou vždy informováni o nejdůležitějších událostech a datech ve firmě, a v případě potřeby si mohou vše důležité rychle vyhledat na jednom místě.
  • Díky přehlednému a logickému uspořádání informací dle priority jsou zaměstnanci na klíčové údaje včas notifikováni, což odstraňuje riziko pozapomenutí na důležité události či termíny.
  • Správci obsahu mohou nejen jednoduše nahrávat informace, ale také upravit intranetový portál na míru firemní identitě. Díky tomu je možné na intranet zvát i klienty či externí partnery.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Zaměstnanci jsou vždy informováni o nejdůležitějších událostech a datech ve firmě, a v případě potřeby si mohou vše důležité rychle vyhledat na jednom místě.
  • Díky přehlednému a logickému uspořádání informací dle priority jsou zaměstnanci na klíčové údaje včas notifikováni, což odstraňuje riziko pozapomenutí na důležité události či termíny.
  • Správci obsahu mohou nejen jednoduše nahrávat informace, ale také upravit intranetový portál na míru firemní identitě. Díky tomu je možné na intranet zvát i klienty či externí partnery.
Dejme řeč o této výzvě

Jak mohu co nejlépe ochránit informace uložené v našich dokumentech?

Organizace investují nemalé prostředky do zabezpečení svých sítí proti vnějšímu vniknutí. Nebezpečí však velmi často číhá i uvnitř podniku v podobě nedostatečného zajištění citlivých informací, které se mohou prostou lidskou chybou dostat na veřejnost a způsobit vaší firmě finanční i jiné ztráty. Zabezpečení dokumentů by proto mělo být pro podniky stejnou prioritou jako bezpečnost sítí.

Dejme řeč o této výzvě
image

Organizace investují nemalé prostředky do zabezpečení svých sítí proti vnějšímu vniknutí. Nebezpečí však velmi často číhá i uvnitř podniku v podobě nedostatečného zajištění citlivých informací, které se mohou prostou lidskou chybou dostat na veřejnost a způsobit vaší firmě finanční i jiné ztráty. Zabezpečení dokumentů by proto mělo být pro podniky stejnou prioritou jako bezpečnost sítí.

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Dokumenty nejsou nijak kategorizovány podle v nich uložených informací. Zabezpečení je řešeno pouze na úrovni oprávnění k přístupu. Není možné šifrování.
  • Přístupné dokumenty lze bez omezení tisknout, přeposílat mimo organizaci nebo nahrát na přenosné médium.
  • Soubory lze volně a bez omezení upravovat, čímž vzniká riziko přepsání či vymazání důležitých informací.
image
  • Dokumenty nejsou nijak kategorizovány podle v nich uložených informací. Zabezpečení je řešeno pouze na úrovni oprávnění k přístupu. Není možné šifrování.
  • Přístupné dokumenty lze bez omezení tisknout, přeposílat mimo organizaci nebo nahrát na přenosné médium.
  • Soubory lze volně a bez omezení upravovat, čímž vzniká riziko přepsání či vymazání důležitých informací.

Řešení

  • Vaše firma bude mít k dispozici zabezpečená úložiště dokumentů zabraňující přístupu nepovolaným osobám, které pravidla a oprávnění udržuje i u dokumentů opouštějících původní úložiště.
  • Uložené dokumenty budou klasifikovány dle citlivosti a přístup k nim bude omezený jen pro osoby s oprávněním včetně řízení povolených operací.
  • Uložené informace jsou zabezpečeny před nežádoucími úpravami nebo smazáním (ať už vinou chyby či zlého úmyslu).
image
  • Vaše firma bude mít k dispozici zabezpečená úložiště dokumentů zabraňující přístupu nepovolaným osobám, které pravidla a oprávnění udržuje i u dokumentů opouštějících původní úložiště.
  • Uložené dokumenty budou klasifikovány dle citlivosti a přístup k nim bude omezený jen pro osoby s oprávněním včetně řízení povolených operací.
  • Uložené informace jsou zabezpečeny před nežádoucími úpravami nebo smazáním (ať už vinou chyby či zlého úmyslu).

Výsledek

  • Vedení firmy má jistotu, že riziko úniku či ztráty citlivých informací je minimální a že vše je v souladu s pravidly GDPR.
  • Ochrana informací je zajištěna po celou dobu životního cyklu dokumentu.
  • Je zajištěno, že citlivé informace nebudou dostupné na tištěných verzích dokumentů.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Vedení firmy má jistotu, že riziko úniku či ztráty citlivých informací je minimální a že vše je v souladu s pravidly GDPR.
  • Ochrana informací je zajištěna po celou dobu životního cyklu dokumentu.
  • Je zajištěno, že citlivé informace nebudou dostupné na tištěných verzích dokumentů.
Dejme řeč o této výzvě

Jak si mám poradit se stále častějšími požadavky zaměstnanců na pořízení nových aplikací?

Organizace používají různé ERP systémy, CRM řešení, software pro řízení výroby či jiné programy. Život, spolupráce a potřeba informační výměny však často přináší požadavky na digitalizaci mnoha dalších procesů a na integrace již zaběhnutých systémů. Pokud proces doplňování „menších“ aplikací není správně uchopen, může pořizování různých nových aplikací dle potřeby způsobit v podniku chaos.

Dejme řeč o této výzvě
image

Organizace používají různé ERP systémy, CRM řešení, software pro řízení výroby či jiné programy. Život, spolupráce a potřeba informační výměny však často přináší požadavky na digitalizaci mnoha dalších procesů a na integrace již zaběhnutých systémů. Pokud proces doplňování „menších“ aplikací není správně uchopen, může pořizování různých nových aplikací dle potřeby způsobit v podniku chaos.

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Vámi používané systémy neumožňují jejich rozšiřování či propojení s novými řešeními, kvůli čemuž je firma nucena používat více oddělených SW platforem. Případně je realizace některých procesů v stávajících systémech ekonomicky nevýhodná.
  • Práce v oddělených softwarových řešeních je časově i pracovně náročná a vyžaduje ruční přepisování dat, což vytváří velké riziko chyb způsobených lidským faktorem.
  • Nakupování a integrace nástrojů od různých dodavatelů je časově i finančně náročná, a výsledné náklady omezují prostor vašeho podniku k dalšímu růstu.
image
  • Vámi používané systémy neumožňují jejich rozšiřování či propojení s novými řešeními, kvůli čemuž je firma nucena používat více oddělených SW platforem. Případně je realizace některých procesů v stávajících systémech ekonomicky nevýhodná.
  • Práce v oddělených softwarových řešeních je časově i pracovně náročná a vyžaduje ruční přepisování dat, což vytváří velké riziko chyb způsobených lidským faktorem.
  • Nakupování a integrace nástrojů od různých dodavatelů je časově i finančně náročná, a výsledné náklady omezují prostor vašeho podniku k dalšímu růstu.

Řešení

  • Váš podnik bude moci případné nové aplikace snadno začlenit do stávajícího IT ekosystému bez nutnosti zdlouhavého programování nebo nákladných integrací.
  • Formuláře žádostí, evidenční aplikace pro HR, integrační aplikace a podobný software bude možné integrovat pomocí stávajících nástrojů.
  • Využití low-code přístupu a nástrojů Office 365 zajistí, že nové aplikace si uchovávají stejné či velmi podobné rozhraní i ovládání, což kromě snadnějšího zaškolení zajišťuje i maximální bezpečnost a online přístup.
image
  • Váš podnik bude moci případné nové aplikace snadno začlenit do stávajícího IT ekosystému bez nutnosti zdlouhavého programování nebo nákladných integrací.
  • Formuláře žádostí, evidenční aplikace pro HR, integrační aplikace a podobný software bude možné integrovat pomocí stávajících nástrojů.
  • Využití low-code přístupu a nástrojů Office 365 zajistí, že nové aplikace si uchovávají stejné či velmi podobné rozhraní i ovládání, což kromě snadnějšího zaškolení zajišťuje i maximální bezpečnost a online přístup.

Výsledek

  • Firma je kdykoliv připravena na integraci nových aplikací.
  • Nové aplikace mají podobné ovládání, jednoduše se integrují do stávajícího IT (např. přihlašování, oprávnění, role apod.).
  • Uživatelské rozhraní je snadno integrováno do již používaných aplikací jako je pošta, Teams, intranet apod.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Firma je kdykoliv připravena na integraci nových aplikací.
  • Nové aplikace mají podobné ovládání, jednoduše se integrují do stávajícího IT (např. přihlašování, oprávnění, role apod.).
  • Uživatelské rozhraní je snadno integrováno do již používaných aplikací jako je pošta, Teams, intranet apod.
Dejme řeč o této výzvě

Jak mám vyřešit chaos v dokumentech, který u nás ve firmě panuje?

V rámci rutinní činností firmy produkují desítky nejrůznějších dokumentů, které je třeba vhodně kategorizovat, zpracovat, archivovat a v případě potřeby i likvidovat. Pokud ale podniky takové procesy nemají nastavené, vystavují se riziku velkých zmatků v dokumentech. Ty výrazně zpomalují vnitropodnikové procesy, zatěžují zaměstnance a vytváří nebezpečí úniků citlivých dat.

Dejme řeč o této výzvě
image

V rámci rutinní činností firmy produkují desítky nejrůznějších dokumentů, které je třeba vhodně kategorizovat, zpracovat, archivovat a v případě potřeby i likvidovat. Pokud ale podniky takové procesy nemají nastavené, vystavují se riziku velkých zmatků v dokumentech. Ty výrazně zpomalují vnitropodnikové procesy, zatěžují zaměstnance a vytváří nebezpečí úniků citlivých dat.

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Dokumenty jsou nepřehledně strukturovány, každý zaměstnanec si vytváří vlastní úložiště a v uložených souborech nelze vyhledávat, což výrazně ztěžuje zpětné dohledávání informací.
  • Kvůli absenci centrálních pravidel pro ukládání vznikají duplicity, po podniku koluje více verzí stejného dokumentu a zaměstnanci neví, která z verzí je aktuální a platná.
  • Distribuce a schvalování dokumentů je pomalé, závislé na fyzických podpisech a bez jasně daného postupu. Zpracovávání souborů se tak neúnosně prodlužuje.
image
  • Dokumenty jsou nepřehledně strukturovány, každý zaměstnanec si vytváří vlastní úložiště a v uložených souborech nelze vyhledávat, což výrazně ztěžuje zpětné dohledávání informací.
  • Kvůli absenci centrálních pravidel pro ukládání vznikají duplicity, po podniku koluje více verzí stejného dokumentu a zaměstnanci neví, která z verzí je aktuální a platná.
  • Distribuce a schvalování dokumentů je pomalé, závislé na fyzických podpisech a bez jasně daného postupu. Zpracovávání souborů se tak neúnosně prodlužuje.

Řešení

  • Na základě důkladné analýzy správy dokumentů podnik zjistí, jaké oblasti je třeba zlepšit a kde se nachází největší bezpečnostní rizika.
  • Dle výstupů analýzy bude podnik přesně vědět, jaké nástroje pro uložení a evidenci dokumentů použít a jaké postupy při ukládání a organizaci dokumentů nasadit.
  • Analýza rovněž poskytne informace k zabezpečení jednotlivých druhů dokumentů v souladu s obecnými zásadami či legislativními požadavky.
image
  • Na základě důkladné analýzy správy dokumentů podnik zjistí, jaké oblasti je třeba zlepšit a kde se nachází největší bezpečnostní rizika.
  • Dle výstupů analýzy bude podnik přesně vědět, jaké nástroje pro uložení a evidenci dokumentů použít a jaké postupy při ukládání a organizaci dokumentů nasadit.
  • Analýza rovněž poskytne informace k zabezpečení jednotlivých druhů dokumentů v souladu s obecnými zásadami či legislativními požadavky.

Výsledek

  • Dokumenty podniku jsou přehledně uspořádány v jasně popsaných úložištích, kde k nim mohou uživatelé přistupovat vzdáleně a ideálně z různých aplikací Uživatelům je k dispozici efektivní vyhledávání dokumentů i informací.
  • Dokumenty jsou vytvářeny z předepsaných a šablon v závislosti na legislativních nárocích prochází jasně definovanými elektronickými procesy. K dispozici jsou i rozšířené funkce jako je např. verzování, práce více uživatelů na jednom dokumentu nebo oznámení o změnách.
  • Díky využití technologií Microsoft jsou dokumenty i informace v nich obsažené maximálně zabezpečeny a dostupné online.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Dokumenty podniku jsou přehledně uspořádány v jasně popsaných úložištích, kde k nim mohou uživatelé přistupovat vzdáleně a ideálně z různých aplikací Uživatelům je k dispozici efektivní vyhledávání dokumentů i informací.
  • Dokumenty jsou vytvářeny z předepsaných a šablon v závislosti na legislativních nárocích prochází jasně definovanými elektronickými procesy. K dispozici jsou i rozšířené funkce jako je např. verzování, práce více uživatelů na jednom dokumentu nebo oznámení o změnách.
  • Díky využití technologií Microsoft jsou dokumenty i informace v nich obsažené maximálně zabezpečeny a dostupné online.
Dejme řeč o této výzvě

Jak mám organizovat směrnice a pracovní postupy ke spokojenosti auditorů?

 

Subjekty s potřebou transparentního řízení se neobejdou bez systému směrnic, pracovních postupů, norem, návodů, záznamů o výstupech procesů a dalších podobných dokumentů. Tento druh dokumentace je ale nutné nejen udržovat aktuální, ale také v souladu s legislativními požadavky (např. příslušnými ISO normami). Pokud firma aktuálnost dokumentů nedokáže zajistit, riskuje nepříjemnosti ze strany auditorů.

 

Dejme řeč o této výzvě
image

 

Subjekty s potřebou transparentního řízení se neobejdou bez systému směrnic, pracovních postupů, norem, návodů, záznamů o výstupech procesů a dalších podobných dokumentů. Tento druh dokumentace je ale nutné nejen udržovat aktuální, ale také v souladu s legislativními požadavky (např. příslušnými ISO normami). Pokud firma aktuálnost dokumentů nedokáže zajistit, riskuje nepříjemnosti ze strany auditorů.

 

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Ve firmě neexistuje jedno centrální úložiště norem, pracovních postupů a pracovních záznamů, kvůli čemuž s nimi nelze efektivně seznámit zaměstnance.
  • Nastavení přístupu k jednotlivým částem dokumentace je v rámci organizační struktury složité. Stejně složitá je i příprava na audity.
  • Připomínkovací řízení při přípravě dokumentů probíhá emailem a je velmi složité zpracovat finální verzi připraveného dokumentu z mnoha zaslaných kopií.
image
  • Ve firmě neexistuje jedno centrální úložiště norem, pracovních postupů a pracovních záznamů, kvůli čemuž s nimi nelze efektivně seznámit zaměstnance.
  • Nastavení přístupu k jednotlivým částem dokumentace je v rámci organizační struktury složité. Stejně složitá je i příprava na audity.
  • Připomínkovací řízení při přípravě dokumentů probíhá emailem a je velmi složité zpracovat finální verzi připraveného dokumentu z mnoha zaslaných kopií.

Řešení

  • Firma získá aplikace Řízená dokumentace pokrývající veškeré důležité procesy související se zaváděním systémů pro podnikové řízení, od přípravného procesu přes připomínkování až po schvalování finální verze.
  • Dokumentace bude řízena prostřednictví oprávnění a rolí uživatelů v návaznosti na organizační strukturu; součástí řešení je i elektronické potvrzování seznámení se s dokumenty.
  • Pro rychlou orientaci v dokumentaci a procesech správy dokumentace bude k dispozici vyhledávání a reporting.
image
  • Firma získá aplikace Řízená dokumentace pokrývající veškeré důležité procesy související se zaváděním systémů pro podnikové řízení, od přípravného procesu přes připomínkování až po schvalování finální verze.
  • Dokumentace bude řízena prostřednictví oprávnění a rolí uživatelů v návaznosti na organizační strukturu; součástí řešení je i elektronické potvrzování seznámení se s dokumenty.
  • Pro rychlou orientaci v dokumentaci a procesech správy dokumentace bude k dispozici vyhledávání a reporting.

Výsledek

  • Dokumenty jsou logicky roztříděny a zabezpečeny dle úrovní oprávnění a rolí uživatelů.
  • Klíčové procesy pro správu dokumentace (verzování, připomínkování, schvalování aj.) jsou díky digitalizace výrazně rychlejší, transparentnější a lépe zabezpečené.
  • Díky integraci do prostředí Microsoft Office 365 jsou dokumenty dostupné pomocí webu, e-mailu, mobilní aplikace či aplikace MS Teams.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Dokumenty jsou logicky roztříděny a zabezpečeny dle úrovní oprávnění a rolí uživatelů.
  • Klíčové procesy pro správu dokumentace (verzování, připomínkování, schvalování aj.) jsou díky digitalizace výrazně rychlejší, transparentnější a lépe zabezpečené.
  • Díky integraci do prostředí Microsoft Office 365 jsou dokumenty dostupné pomocí webu, e-mailu, mobilní aplikace či aplikace MS Teams.
Dejme řeč o této výzvě

Firemní produktivita

Umíme pomáhat našim zákazníkův ve snaze zefektivnit a zpříjemnit pracovníkům zvládání každodenních rutinních úkolů. Zpřehledníme ukládání dokumentů, snížíme čas potřebný k hledání informací, zrychlíme vyřízení požadavků a zvýšíme ochranu informací, které jsou pro vaši organizaci důležité. Problematice se věnujeme dlouhou dobu, můžete se na nás spolehnout.

Více o našem řešení
image

Umíme pomáhat našim zákazníkův ve snaze zefektivnit a zpříjemnit pracovníkům zvládání každodenních rutinních úkolů. Zpřehledníme ukládání dokumentů, snížíme čas potřebný k hledání informací, zrychlíme vyřízení požadavků a zvýšíme ochranu informací, které jsou pro vaši organizaci důležité. Problematice se věnujeme dlouhou dobu, můžete se na nás spolehnout.

Více o našem řešení

„Ve spolupráci se Seyforem jsme zrealizovali upgrade platformy SharePoint a kompletní přestavbu našeho DMS. Je skvělé, že se uživatelská spokojenost díky úspěšnému projektu výrazně zvýšila.“

Tomáš Masák

CIO | Marius Pedersen

Věhlasné společnosti , kterým jsme již pomohli pokořit výzvy během zvyšování jejich firemní produktivity

Naši spokojení klienti, kterým jsme již úspěšně pomohli pokořit výzvy spojené se zvyšováním jejich firemní produktivity, působí v mnoha odvětvích. Patří mezi ně celá řada věhlasných společností, například Marius Pedersen, E.ON, Globus ČR, Metrostav nebo AVE Odpadové hospodářství.

Naši spokojení zákazníci
image

Naši spokojení klienti, kterým jsme již úspěšně pomohli pokořit výzvy spojené se zvyšováním jejich firemní produktivity, působí v mnoha odvětvích. Patří mezi ně celá řada věhlasných společností, například Marius Pedersen, E.ON, Globus ČR, Metrostav nebo AVE Odpadové hospodářství.

Naši spokojení zákazníci

Jak kolegům umožním dostat se rychle k informacím a souborům potřebným pro obsluhu zákazníků?

Jen málo dokumentů a informací je pro podniky tak cenných jako návody, produktové informace, uživatelské reference a další podobné informace užitečné pro zkvalitňování služeb zákazníků. Pokud ale tyto informace nejsou snadno dostupné a dohledatelné, ztrácejí zaměstnanci zodpovědní za péči o zákazníky čas jejich hledáním. Klienti se tak odpovědí na své dotazy dočkají jen se zpožděním, což může poškodit vaši reputaci. Zejména v případě, že se tento problém vyskytuje na callcentru firmy.

Dejme řeč o této výzvě
image

Jen málo dokumentů a informací je pro podniky tak cenných jako návody, produktové informace, uživatelské reference a další podobné informace užitečné pro zkvalitňování služeb zákazníků. Pokud ale tyto informace nejsou snadno dostupné a dohledatelné, ztrácejí zaměstnanci zodpovědní za péči o zákazníky čas jejich hledáním. Klienti se tak odpovědí na své dotazy dočkají jen se zpožděním, což může poškodit vaši reputaci. Zejména v případě, že se tento problém vyskytuje na callcentru firmy.

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Informace potřebné pro péči o zákazníky jsou těžko dohledatelné.
  • Dokumenty jsou nelogicky uspořádané a vyhledávání v nich zabere velké množství času.
  • Uložené soubory nejsou verzované a zaměstnanci tak neví, které dokumenty jsou aktuální a relevantní.
image
  • Informace potřebné pro péči o zákazníky jsou těžko dohledatelné.
  • Dokumenty jsou nelogicky uspořádané a vyhledávání v nich zabere velké množství času.
  • Uložené soubory nejsou verzované a zaměstnanci tak neví, které dokumenty jsou aktuální a relevantní.

Řešení

  • Veškeré potřebné soubory a informace budou uloženy do sjednocené Znalostní báze.
  • Soubory budou na Znalostní bázi přehledně seřazené, kategorizované a vybavené fulltextovým vyhledávačem pro rychlé dohledání jakékoliv potřebné informace.
  • Díky přídavným funkcionalitám (archivace dokumentů, kontrola neplatných odkazů, automatické notifikace na aktuální informace) bude snadné udržet znalostní bázi aktuální.
image
  • Veškeré potřebné soubory a informace budou uloženy do sjednocené Znalostní báze.
  • Soubory budou na Znalostní bázi přehledně seřazené, kategorizované a vybavené fulltextovým vyhledávačem pro rychlé dohledání jakékoliv potřebné informace.
  • Díky přídavným funkcionalitám (archivace dokumentů, kontrola neplatných odkazů, automatické notifikace na aktuální informace) bude snadné udržet znalostní bázi aktuální.

Výsledek

  • Informace týkající se péče o zákazníky jsou dostupné kdykoliv a bez složitého hledání. Vaše callcentrum může fungovat mnohem efektivněji.
  • Díky vzdálenému přístupu mohou zaměstnanci s informacemi ve Znalostní bázi pracovat i v terénu či z domova.
  • Údržba Znalostní báze je díky přídavným funkcionalitám snadná a rychlá.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Informace týkající se péče o zákazníky jsou dostupné kdykoliv a bez složitého hledání. Vaše callcentrum může fungovat mnohem efektivněji.
  • Díky vzdálenému přístupu mohou zaměstnanci s informacemi ve Znalostní bázi pracovat i v terénu či z domova.
  • Údržba Znalostní báze je díky přídavným funkcionalitám snadná a rychlá.
Dejme řeč o této výzvě

Jak mohu zajistit transparentnost procesů a dohledatelnost osob, které podávají a schvalují požadavky?

Pracovníci podniků se na denní bázi setkávají s řadou procesů podléhajících schválení, od vyúčtování cestovních příkazů přes povolování dovolených až po nejrůznější žádosti. U těchto procesů je žádoucí znát nejen odesílatele dané žádosti, ale také osoby zodpovědné za zpracování a schválení. Pokud ale jsou procesy zpracovávány v oddělených řešeních, mohou nastat zmatky při zpracování požadavků a z toho plynoucí průtahy.

Dejme řeč o této výzvě
image

Pracovníci podniků se na denní bázi setkávají s řadou procesů podléhajících schválení, od vyúčtování cestovních příkazů přes povolování dovolených až po nejrůznější žádosti. U těchto procesů je žádoucí znát nejen odesílatele dané žádosti, ale také osoby zodpovědné za zpracování a schválení. Pokud ale jsou procesy zpracovávány v oddělených řešeních, mohou nastat zmatky při zpracování požadavků a z toho plynoucí průtahy.

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Procesy jsou zpracovávány a schvalovány v řadě oddělených řešení (Outlook, SAP, papírové dokumenty, HR systém aj.), což zvyšuje časové i administrativní nároky.
  • Kvůli nepřehledným procesům není jasné, kdo za který požadavek zodpovídá a kdo jej zadal. Zároveň dochází k velkým zpožděním při zpracování.
  • Jednotlivé formuláře se od sebe liší designem i obsahem, což způsobuje zmatek při jejich přepisování nebo zpracování. Uživatelé jsou zdržováni od své hlavní pracovní náplně.
image
  • Procesy jsou zpracovávány a schvalovány v řadě oddělených řešení (Outlook, SAP, papírové dokumenty, HR systém aj.), což zvyšuje časové i administrativní nároky.
  • Kvůli nepřehledným procesům není jasné, kdo za který požadavek zodpovídá a kdo jej zadal. Zároveň dochází k velkým zpožděním při zpracování.
  • Jednotlivé formuláře se od sebe liší designem i obsahem, což způsobuje zmatek při jejich přepisování nebo zpracování. Uživatelé jsou zdržováni od své hlavní pracovní náplně.

Řešení

  • Všechny fáze schvalování a vyřizování požadavků budou sjednoceny v jedné digitální platformě.
  • Jednotný design všech formulářů zajistí snadné zpracování různých agend napříč odděleními.
  • Díky využití nástrojů Office 365 a Microsoft Power Platform bude možné procesy rychle digitalizovat a integrovat do stávajících systémů.
image
  • Všechny fáze schvalování a vyřizování požadavků budou sjednoceny v jedné digitální platformě.
  • Jednotný design všech formulářů zajistí snadné zpracování různých agend napříč odděleními.
  • Díky využití nástrojů Office 365 a Microsoft Power Platform bude možné procesy rychle digitalizovat a integrovat do stávajících systémů.

Výsledek

  • Všechny schvalovací procesy jsou díky centralizaci do jednoho řešení transparentní a snadno sledovatelné.
  • Jednotný design formulářů usnadňuje práci zaměstnancům, partnerům i zákazníkům.
  • Nové procesy lze snadno a rychle integrovat do stávajících systémů.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Všechny schvalovací procesy jsou díky centralizaci do jednoho řešení transparentní a snadno sledovatelné.
  • Jednotný design formulářů usnadňuje práci zaměstnancům, partnerům i zákazníkům.
  • Nové procesy lze snadno a rychle integrovat do stávajících systémů.
Dejme řeč o této výzvě

Snažíme se digitalizovat procesy, ale nevíme, jak do tohoto procesu začlenit i pracovníky externích firem nebo zákazníky. Co s tím?

Organizace mívají digitalizováno a dobře zabezpečeno mnoho procesů. Ty jsou však přístupné pouze interním zaměstnancům. Přístup externích uživatelů nebo zákazníků je velmi komplikovaný ne-li nemožný. Nebo často generuje bezpečnostní rizika, když jsou data externistů sdílena v otevřených emailech.

Dejme řeč o této výzvě
image

Organizace mívají digitalizováno a dobře zabezpečeno mnoho procesů. Ty jsou však přístupné pouze interním zaměstnancům. Přístup externích uživatelů nebo zákazníků je velmi komplikovaný ne-li nemožný. Nebo často generuje bezpečnostní rizika, když jsou data externistů sdílena v otevřených emailech.

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Naše organizace má externí právníky. Při schvalování smluv jim návrhy posíláme emailem, což není bezpečné. Vrácené dokumenty musíme složitě spojovat s interně připomínkovanými dokumenty.
  • Často se zákazníky zpracováváme analytické dokumenty. Obvykle na přípravě pracuje několik našich specialistů i zástupců zákazníka. Složit finální připomínkovaný dokument je pro projektové manažery velmi časově náročné.
  • Pro sdílení výstupů našich měření jsme pro zákazníky vybudovali webový portál, kde mají jejich protokoly uloženy. Bohužel neustále bojujeme s nastavením oprávnění pro naše i externí uživatele.
image
  • Naše organizace má externí právníky. Při schvalování smluv jim návrhy posíláme emailem, což není bezpečné. Vrácené dokumenty musíme složitě spojovat s interně připomínkovanými dokumenty.
  • Často se zákazníky zpracováváme analytické dokumenty. Obvykle na přípravě pracuje několik našich specialistů i zástupců zákazníka. Složit finální připomínkovaný dokument je pro projektové manažery velmi časově náročné.
  • Pro sdílení výstupů našich měření jsme pro zákazníky vybudovali webový portál, kde mají jejich protokoly uloženy. Bohužel neustále bojujeme s nastavením oprávnění pro naše i externí uživatele.

Řešení

  • Je třeba nasadit řešení, které je jednotné pro sdílení informací pro osoby uvnitř organizace i externisty.
  • Vybudování týmových a projektových webů s distribuovaným přístupem umožní všem zúčastněným pracovat ve stejném dokumentu. Rovněž je výhodné evidovat historii změn.
  • Pro pohodlí uživatelů a zajištění bezpečnosti je důležitá jednotná správa přístupů, oprávnění a definic rolí uživatelů. Ideální je použití více faktorové autentikace.
image
  • Je třeba nasadit řešení, které je jednotné pro sdílení informací pro osoby uvnitř organizace i externisty.
  • Vybudování týmových a projektových webů s distribuovaným přístupem umožní všem zúčastněným pracovat ve stejném dokumentu. Rovněž je výhodné evidovat historii změn.
  • Pro pohodlí uživatelů a zajištění bezpečnosti je důležitá jednotná správa přístupů, oprávnění a definic rolí uživatelů. Ideální je použití více faktorové autentikace.

Výsledek

  • Díky využití souborových úložišť Office 365 je zajištění přístupu k dokumentům a definice oprávnění pro externí i interní uživatele velmi snadné. Rovněž lze automatizovat procesy týkající se dokumentů, zasílat notifikace, hlídat termíny revizí nebo dokumenty zamykat.
  • Při zpracování dokumentů lze využít standardní nástroje MS Office pro revize a připomínkování. Na jednom dokumentu může pracovat více uživatelů zároveň, a to i ze zařízení bez instalovaného MS Office.
  • Bezpečnost je řízena standardními prostředky, je možná více faktorová autentizace. V případě potřeby větší bezpečnosti je možné např. zakázat tisk, omezit stahování, přeposílání nebo hlídat obsah dokumentů se zaměřením na osobní data.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Díky využití souborových úložišť Office 365 je zajištění přístupu k dokumentům a definice oprávnění pro externí i interní uživatele velmi snadné. Rovněž lze automatizovat procesy týkající se dokumentů, zasílat notifikace, hlídat termíny revizí nebo dokumenty zamykat.
  • Při zpracování dokumentů lze využít standardní nástroje MS Office pro revize a připomínkování. Na jednom dokumentu může pracovat více uživatelů zároveň, a to i ze zařízení bez instalovaného MS Office.
  • Bezpečnost je řízena standardními prostředky, je možná více faktorová autentizace. V případě potřeby větší bezpečnosti je možné např. zakázat tisk, omezit stahování, přeposílání nebo hlídat obsah dokumentů se zaměřením na osobní data.
Dejme řeč o této výzvě

Jak mohu našemu HR oddělení usnadnit komunikaci se zaměstnanci?

Pro oddělení lidských zdrojů je životně důležitá schopnost efektivní oboustranné komunikace se zaměstnanci. Pokud ale tato komunikace závisí na osobních setkáních či e-mailech, stává se distribuce důležitých informací či zasílání požadavků na HR oddělení obtížným a nepraktickým. Důsledkem je nízká informovanost zaměstnanců a zvýšené časové nároky na personalisty.

Dejme řeč o této výzvě
image

Pro oddělení lidských zdrojů je životně důležitá schopnost efektivní oboustranné komunikace se zaměstnanci. Pokud ale tato komunikace závisí na osobních setkáních či e-mailech, stává se distribuce důležitých informací či zasílání požadavků na HR oddělení obtížným a nepraktickým. Důsledkem je nízká informovanost zaměstnanců a zvýšené časové nároky na personalisty.

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Komunikace mezi zaměstnanci a HR je roztříštěna mezi více metod, od e-mailů přes papírovou komunikaci až po oddělená personální řešení.
  • Zaměstnanci musí pro vyřízení smluv či důležitých dokumentů osobně navštívit personální oddělení, případně vše složitě vyřizovat přes e-mailovou korespondenci.
  • Personalisté nemají spolehlivý způsob, jak rychle a efektivně předávat zaměstnancům důležité dokumenty (smlouvy, výplatnice, potvrzení apod.).
image
  • Komunikace mezi zaměstnanci a HR je roztříštěna mezi více metod, od e-mailů přes papírovou komunikaci až po oddělená personální řešení.
  • Zaměstnanci musí pro vyřízení smluv či důležitých dokumentů osobně navštívit personální oddělení, případně vše složitě vyřizovat přes e-mailovou korespondenci.
  • Personalisté nemají spolehlivý způsob, jak rychle a efektivně předávat zaměstnancům důležité dokumenty (smlouvy, výplatnice, potvrzení apod.).

Řešení

  • Vaše firma získá jeden centrální informační portál sloužící jako prostředník mezi zaměstnanci a personálním oddělením.
  • Každý zaměstnanec bude mít k dispozici vlastní „osobní portál“ shromažďující veškeré informace týkající se daného pracovníka (výplatnice, smlouvy, žádanky o dovolené apod.).
  • Personalisté budou moci rychle informovat zaměstnance o novinkách, důležitých termínech nebo týmových akcích prostřednictvím hromadných e-mailů či aplikace Teams.
image
  • Vaše firma získá jeden centrální informační portál sloužící jako prostředník mezi zaměstnanci a personálním oddělením.
  • Každý zaměstnanec bude mít k dispozici vlastní „osobní portál“ shromažďující veškeré informace týkající se daného pracovníka (výplatnice, smlouvy, žádanky o dovolené apod.).
  • Personalisté budou moci rychle informovat zaměstnance o novinkách, důležitých termínech nebo týmových akcích prostřednictvím hromadných e-mailů či aplikace Teams.

Výsledek

  • Veškeré informace týkající se personálních záležitostí jsou shromážděny na jednom digitálním portálu.
  • Zaměstnanci mají své osobní informace dostupné kdykoliv prostřednictvím vlastní stránky, odkud mohou komunikovat s personalisty.
  • Personalisté mají k dispozici spolehlivé kanály pro kontaktování jednotlivých zaměstnanců i hromadné rozesílání důležitých informací.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Veškeré informace týkající se personálních záležitostí jsou shromážděny na jednom digitálním portálu.
  • Zaměstnanci mají své osobní informace dostupné kdykoliv prostřednictvím vlastní stránky, odkud mohou komunikovat s personalisty.
  • Personalisté mají k dispozici spolehlivé kanály pro kontaktování jednotlivých zaměstnanců i hromadné rozesílání důležitých informací.
Dejme řeč o této výzvě

Nemůžeme nic najít nebo nám získání informací trvá neúměrně dlouho. Co s tím?

Často u nás zaznívají věty jako: Já to nemohu najít! Nevíš, ve kterém dokumentu jsme dělali ten popis nového výrobku? Takovou nabídku jsem již pro někoho dělal, ale pro koho? Jak jsem pojmenoval ten soubor, co jsem si do něho minulý týden na schůzce dělal poznámky?

Dejme řeč o této výzvě
image

Často u nás zaznívají věty jako: Já to nemohu najít! Nevíš, ve kterém dokumentu jsme dělali ten popis nového výrobku? Takovou nabídku jsem již pro někoho dělal, ale pro koho? Jak jsem pojmenoval ten soubor, co jsem si do něho minulý týden na schůzce dělal poznámky?

Dejme řeč o této výzvě

Problém

  • Ukládáme dokumenty na svůj počítač a do dalších vzájemně neintegrovaných úložišť.
  • Naše procesní aplikace nejsou integrovány jednotnou platformou. Úložiště nejsou provázána s emailovou komunikací.
  • Nejsme schopni využívat MS Office komplexně.
image
  • Ukládáme dokumenty na svůj počítač a do dalších vzájemně neintegrovaných úložišť.
  • Naše procesní aplikace nejsou integrovány jednotnou platformou. Úložiště nejsou provázána s emailovou komunikací.
  • Nejsme schopni využívat MS Office komplexně.

Řešení

  • Využití komplexní platformy pro spolupráci, která integruje souborová úložiště, komunikaci i procesní backoffice aplikace usnadní naši práci.
  • Je třeba využít platformy, která má integrované fulltextové vyhledávání v dokumentech, záznamech, adresářích lidí.
  • Optimální je nasazení umělé inteligence pro doporučení obsahu, připomínání zpracovaných věcí a hodnocení využití pracovního času.
image
  • Využití komplexní platformy pro spolupráci, která integruje souborová úložiště, komunikaci i procesní backoffice aplikace usnadní naši práci.
  • Je třeba využít platformy, která má integrované fulltextové vyhledávání v dokumentech, záznamech, adresářích lidí.
  • Optimální je nasazení umělé inteligence pro doporučení obsahu, připomínání zpracovaných věcí a hodnocení využití pracovního času.

Výsledek

  • Microsoft Office 365 doplněný o nástroje Power Platform spojuje v jeden osobní portál komunikaci, práci s dokumenty, reporting i využití procesních aplikací.
  • Nad veškerým obsahem je možné inteligentní fulltextové vyhledávání. Různá úložiště je možné propojovat a tím zkrátit cestu uživatele k potřebnému obsahu.
  • Nástroje Office 365 jsou doplněny umělou inteligencí, která proaktivně nabízí uživateli obsah, který by mohl potřebovat vzhledem k jeho pracovním aktivitám, spolupracujícím kolegům a realizovaným operacím.
Dejme řeč o této výzvě
image
  • Microsoft Office 365 doplněný o nástroje Power Platform spojuje v jeden osobní portál komunikaci, práci s dokumenty, reporting i využití procesních aplikací.
  • Nad veškerým obsahem je možné inteligentní fulltextové vyhledávání. Různá úložiště je možné propojovat a tím zkrátit cestu uživatele k potřebnému obsahu.
  • Nástroje Office 365 jsou doplněny umělou inteligencí, která proaktivně nabízí uživateli obsah, který by mohl potřebovat vzhledem k jeho pracovním aktivitám, spolupracujícím kolegům a realizovaným operacím.
Dejme řeč o této výzvě

Chcete se dozvědět více o řešení některé z výzev?

image

Jaroslav Kunc

Director, Business Apps & Analytics

jaroslav.kunc@seyfor.com
+420 603 196 128

 

Seyfor, a. s.
Klíšská 1810/31
400 01 Ústí nad Labem
Česká republika

 

IČO 01572377
DIČ CZ01572377

Zanechte nám prosím na sebe kontakt, obratem se vám ozveme.

Vaše osobní údaje budou zpracované pro účely obchodní komunikace na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 ods. 1 písm. f) všeobecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Více informací o ochraně osobních údajů a vašich právech najdete zde.